5 considérations à prendre en compte lors de la recherche d'un fournisseur

Trouver un fournisseur adéquat n'est en général pas une mince affaire. En ce qui nous concerne, ça l'était encore moins, étant donné que notre fournisseur, c´est à dire les petits artisans qui produisent vos pantoufles, se situent à des milliers de kilomètres et à 7 fuseaux horaires de distance...De surcroît, ces artisans ne parlent que l'espagnol, et n'ont pas fait d´études de commerce ou d´autres études supérieures. 
Cela peut paraître superflu comme critère, mais ça ne l'est pas. En effet, lorsque nous sommes partis à la recherche d'un fournisseur, notre principale difficulté n'était pas uniquement de trouver un partenaire fiable mais également de pouvoir établir des discussions stratégiques afin de mettre en place des leaders d´atelier efficaces qui soient en mesure de respecter les délais de production, les standards de qualité, qui comprennent l'impact de leurs décisions sur nos indicateurs clés, par exemple les impacts de leur stratégie de prix et de crédit sur nos prix et besoins en fond de roulement, etc.
De notre côté, lorsque nous nous sommes lancés à la recherche d´un atelier fiable, nous avions aussi des lacunes importantes en matière de compréhension du processus de production, des délais nécessaires, de comment fonctionne la chaîne d'approvisionnement des matières premières, de qui sont les acteurs de la filière, etc. Tant de différences, qui, si mal gérées, peuvent créer des tensions importantes et même occasionner de lourds échecs.
Du pain sur la planche donc, pour faire en sorte que nous arrivions à parler, petit à petit, le même langage. La première préoccupation que nous avions était, bien entendu, d´identifier le partenaire idéal. Voici, sous base de notre propre expérience dans le domaine, nos 5 conseils pour sélectionner le fournisseur adéquat et installer une relation de confiance qui génère un scénario “gagnant-gagnant” pour les deux parties impliquées. 
1. Savoir ce que l'on recherche
La base de la recherche est de savoir exactement ce que l'on recherche. Pour cela, il faut d'abord avoir une vision claire de vers où on veut aller. Chez Flemmard, on savait que l´on recherchait un fournisseur situé au Pérou, car c'est là que se situe la meilleure laine d'alpaga du monde. De surcroît, il existe au Pérou des artisans qui produisent des pantoufles depuis des générations, et qui ont donc accumulé un précieux savoir-faire dans ce domaine au cours des années. 
On savait également qu’on recherchait un profil d’artisan, pas une usine. Mais pas n'importe quel profil d´artisan. Trop grand et ça n'irait pas : nous ne serions pas assez importants à ses yeux, et nos commandes risqueraient de ne pas être traitées avec priorité, ce qui impacterait les délais et la rapidité avec laquelle nous pouvons lancer de nouveaux produits sur le marché. Trop petit et nous risquerions de ne pas pouvoir suivre si la demande s'enflamme. 
Nos artisans José et Juan et Guillaume, notre associé en vadrouille au Pérou
Cependant, nous avons opté pour un petit artisan, et ce, dû à la facilité de scaler, ou d'augmenter la capacité productive de l’atelier, à faible coût, et rapidement. Dans certaines autres industries, cela peut représenter un coût ou investissement trop important, il serait donc avisé d'éviter un trop petit producteur. 
Enfin, on recherchait un fournisseur à la qualité et au savoir-faire irréprochable, mais surtout un fournisseur qui soit ouvert à l'idée de co-créer de nouveaux produits avec nous, de faire les investissements en temps et effort suffisants pour itérer le produit jusqu'à ce que nous soyons satisfaits du résultat. En effet, nous sommes extrêmement exigeants vis à vis de nos artisans et prenons beaucoup de temps pour développer un nouveau produit sur le marché (entre 6 mois et une année). Nous ne lançons rien tant que nous sommes certains à 100% que le produit est de la plus haute qualité et qu'il s'ancre profondément dans notre philosophie: produire les pantoufles les plus cosy du monde.  
2. Toujours avoir des alternatives
Le principe est simple. Il ne faut jamais mettre tous ses oeufs dans le même panier. Un de nos associés, Guillaume, en a fait les frais pour une autre entreprise qu'il a créée. Il n'avait qu'un seul fournisseur, et quand, soudainement, celui-ci est décédé d'un cancer, il s'est retrouvé à la case départ. Donc, même si nous sommes heureux avec notre fournisseur actuel, nous savons que nous devons diversifier les options, de telle sorte que nous ne dépendons pas entièrement de lui. Cela peut paraître évident, mais il n'est pas toujours si facile, dans la pratique, de diversifier ses options. Cela prend du temps, et on peut avoir tendance à simplement foncer tant que les choses fonctionnent. C´est une grave erreur qui peut coûter très cher. 
3. Comprendre la filière de A à Z 
Lorsque nous nous sommes lancés dans le monde de la pantoufle, nous n'y connaissions absolument rien. Nous étions simplement animés par l'idée de créer la pantoufle la plus cosy du monde. Ce qui va de paire avec la recherche d'un fournisseur fiable est de comprendre comment fonctionne toute la filière. Qui sont ses fournisseurs? Que font-ils? Combien sont-ils? Où sont-ils situés? Quels sont les principaux goulots d'étranglement pour notre fournisseur? 
Nous cherchons à construire les bases d’une relation forte avec nos fournisseurs. Il s'agit donc de rechercher des solutions gagnantes-gagnantes, de telle sorte qu'ils agissent pour leur bien et que cela corresponde également avec ce qui est bon pour nous. Il est très difficile de réussir cela si on ne comprend pas le contexte dans lequel nos fournisseurs évoluent, quels sont leurs difficultés et objectifs, et comment nous pouvons les aider à se développer. Il faut donc absolument être capable de se mettre dans les pantoufles de l’autre. 
L´altiplano, à 4,000m d´altitude, recelle les meilleures laines d´alpaga au monde.
4. Établir des mécanismes de communication, contrôle et de récompenses réguliers 
Une relation qui démarre bien, sur de bonnes bases, peut rapidement s'essouffler si le fournisseur n'y trouve plus son compte. Il est utopique de penser que, simplement parce que le courant passe bien, vous deviendrez sa priorité numéro 1 du jour au lendemain. Il a des employés à payer, des frais fixes à régler, et si vous n´êtes pas en mesure de lui générer du chiffre d’affaire, il perdra vite intérêt et ira voir ailleurs. 
Cela ne s´arrête pas là. Au début, nous avons eu du mal à établir des mécanismes d’influence sur nos fournisseurs, pour plusieurs raisons. D'abord, car nous étions trop petits : la carotte était encore trop mince et incertaine à leurs yeux. Lorsqu´ils ont constaté que nous repassions, quelques mois après la première commande, une nouvelle commande 5 fois plus importante que la première, nous avons grimpé quelques échelons sur leur échelle de priorités. 
D’autre part, nous avons multiplié les visites physiques, ainsi qu´un contact non-physique régulier. Nous avons pu mieux comprendre leurs ambitions, besoins et difficultés, et approfondir nos connaissances de la filière toute entière. Cela nous a permis de créer un climat de confiance, et c'est seulement grâce à ce climat de confiance, construit pendant presque un an et demi de relation, et au terme de ce laps de temps, que nous avons pu les approcher avec un contrat formel, ainsi que la condition d'un agent de contrôle de délais et de qualité sur place. 
Une partie fondamentale de notre travail est d´effectuer des visites fréquentes de l'atelier de production pour travailler main dans la main avec nos artisans.
Dans notre expérience, cela est particulièrement important et délicat pour les pays d’Amérique Latine, en particulier pour le secteur informel (nous avons d'ailleurs dû les accompagner dans des démarches de formalisation à l´exportation), dans lesquels un contrat mis sur la table trop tôt peut carrément effrayer et braquer le fournisseur potentiel. 
5. Faire confiance à son instinct 
On a beau mettre en place tous les mécanismes de communication - contrôles, contrats, etc. - possibles, si une relation est vouée à l´échec (ou au succès), elle suivra ce chemin. Pour nous, il y a quelque chose qui ne s'apprend pas sur les bancs d'école de commerce : apprendre à lire et faire confiance à ses instincts. Les instincts ne sont pas infaillibles, mais ils mentent rarement. Parfois, cela veut dire sortir d´une réunion avec un potentiel fournisseur / client / partenaire, qui a coché toutes les bonnes cases sur papier, et préférer de s'en éloigner, tout simplement parce que l´on ne le sent pas.
Dans “Commencer par Pourquoi”, Simon Sinek explique que cette intuition est en fait un mécanisme beaucoup plus fiable que ce que l'on croit : il provient de la partie limbique de notre cerveau, une partie dite plus primitive, et liée aux émotions, au ressenti. Une grande partie des décisions que nous prenons dans la vie quotidienne provient en fait de cette partie de notre cerveau. Nous justifions ensuite ces décisions avec notre partie cognitive pour paraître plus rationnels que ce que nous sommes en réalité.
Il y a encore beaucoup de facteurs qui méritent d’être mentionnés, cependant nous désirons rester brefs. Ceci n’est qu’une liste qui a du sens pour nous et qui nous a guidé dans cette belle et longue démarche qu´est la recherche d'un fournisseur et la consolidation d'une relation commerciale avec lui, en visant des objectifs positifs pour les deux parties sur le long-terme. Afin de continuer à façonner les pantoufles les plus cosy du monde, juste pour vos pieds.